Sobre prestação de serviços de mapas mentais

Garantindo um processo mais previsível e confiável

Como entregar um serviço de elaboração de mapas mentais? E quanto cobrar? Como interagir com o cliente? Como esse é um serviço novo, não há referências de mercado e poucas pessoas têm experiência nisso.

Este artigo investiga aspectos envolvidos com esse tema. No final há um fluxo sugerido para o processo completo. Assumimos que os produtos serão elaborados em software.

Requisitos de entrega

Fontes e preparação do conteúdo

Requisitos de entrega

O produto final será um ou mais mapas mentais, mas como será entregue? Algumas possibilidades:

Formato de arquivo

Um mapa mental pode ser entregue no original (InteliMap, MindMapper, MindManager). Neste caso tanto o contratante quanto o mapeador deverão ter o programa correspondente, exceto quando o programa tiver um visualizador, via de regra gratuito, como no caso do MindManager. No caso do InteliMap, o próprio programa pode ser usado, já que tem um modo gratuito.

A entrega pode ser em um documento de texto, como um DOC do Word. Isso implicará em uma etapa de conversão dos mapas mentais em imagens, além da diagramação (veja abaixo).

A entrega pode ser em PDF. Neste caso o mapeador deverá ter como imprimir os documentos para esse formato, o que é relativamente simples de se fazer, através de um driver próprio como o PDF995 (www.pdf995.com).

Se o serviço envolver vários documentos, certamente o será disponibilizado em um formato compactado, tipo ZIP.

Indicação: Defina com precisão o formato ou, se mais de um, os formatos de entrega.

Algumas possibilidades: Original - Documento de texto - PDF. O pacote compactado em formato ZIP.

Diagramação

A diagramação de mapas mentais envolve configuração de página, cabeçalhos e rodapés e estruturação de documentos, esta no caso de um grande mapa mental particionado para se ajustar a restrições de espaço.

Para um usuário de mapas mentais, é muito conveniente poder imprimi-los, haverá bem mais flexibilidade para seu uso. O formato mais usado no Brasil é o A4 e minimamente o produto deverá estar diagramado assim. Mas há pessoas que dispõem de impressoras A3, que é o dobro do A4 e é muito conveniente por aumentar a produtividade de uso.

Limitar o tamanho de página implica que o mapa mental terá que ser ou particionado - ramos são migrados para outro documento, e hiperlinks inseridos no mapa mental particionado - ou terá que ser feita uma diagramação baseada em contração de tópicos: são gerados vários produtos, cada um com alguns ramos contraídos e outros exibidos, cobrindo todo o mapa mental

Por outro lado, pode ser conveniente para o usuário dispor de um grande mapa mental, com todo o conteúdo acessível rapidamente. Em um serviço que fizemos, foram entregues documentos nos três formatos: A4, A3 e completo, todos em PDF.

Um aspecto delicado pode ser a numeração de páginas, caso seu software não a gere automaticamente. Se esse for um requisito de entrega, você terá que gerar imagens dos mapas mentais e fazer a diagramação em um editor de textos, por exemplo.

Considere também outros elementos de diagramação, como capa e índice.

Indicação: Considere que você terá uma etapa de diagramação, seja no próprio software de mapas mentais, seja em algum outro.

Possibilidades: A4, A3, Inteiro - Com ou sem cabeçalho e rodapé (e o que haverá em cada um) - Com ou sem numeração de página. Com ou sem capa e índice.

Fontes e preparação do conteúdo

Um dos aspectos que mais impacta o trabalho de mapeamento é a fonte de conteúdo e a forma como está estruturada. Ou as fontes. Qualquer que sejam, o destino do conteúdo é ser estruturado em tópicos nivelados, com texto sintético, possivelmente com ilustrações. Fontes discursivas, a maioria, exigirão muito mais dedicação do que textos estruturados ou semi-estruturados, como por exemplo uma apresentação em Power Point com tópicos e subtópicos (e não frases).

A qualidade semântica da fonte também conta. Um texto discursivo pode ter as idéias subjacentes mais ou menos bem organizadas. Por vezes as idéias estão tão desorganizadas que o trabalho é multiplicado. E se forem múltiplas as fontes, você terá um trabalho extra de integrar seus conteúdos.

Uma outra possibilidade é que o cliente queira que você também faça a pesquisa por conteúdo, o que agrega ao serviço um grau de incerteza não desprezível.

Indicação: Não defina valores ou assuma compromissos sem ter as fontes disponíveis e avaliá-las.

Possibilidades: Fontes disponíveis: não estruturadas, semi-estruturadas, estruturadas. Fontes não disponíveis.

Ilustração

O fato de um mapa mental ser ilustrado tem várias implicações. A primeira é que as dimensões do mapa mental irão aumentar, o que impacta a diagramação. Segundo, há atividades de pesquisa e preparação de imagens. As imagens não podem ser quaisquer: seu formato (GIF, JPEG) deve ser aceito pelo programa de mapas mentais; o arquivo não pode ser exageradamente grande para manter seus arquivos e o produto final dentro de limites manejáveis. As dimensões da imagem podem ter que ser reduzidas ou ampliadas, e podem ficar com definição e legibilidade insuficiente. Também pode haver questões de direitos autorais: seu cliente, meses depois, pode receber uma reclamação sobre direitos de imagens que você usou, e as conseqüências podem recair sobre você.

Assim, mapas mentais ilustrados certamente devem custar mais do que os não ilustrados.

Indicação: Combine com o cliente se o mapa mental será ilustrado ou não. Se ilustrado, combine critérios para essa etapa e cobre por essa etapa.

Possibilidades: Um possível meio-termo é ilustrar o tópico central e os tópicos de nível 1. Imagens podem ser realistas ou desenhos, por exemplo.

Qualidade

A qualidade dos seus produtos é determinante do seu sucesso neste tipo de serviço. Um produto com qualidade insuficiente vai fazer com que você não faça mais negócios com o cliente em questão e também com que perca possíveis indicações dele para outros. E se fizer três bons trabalhos e um ruim, este pode prevalecer sobre os outros na opinião do cliente.

A falta de qualidade também pode contaminar a reputação da categoria de mapeadores como um todo. Por exemplo, em duas cidades que morei, duas categorias de prestadores de serviço têm má fama, certamente causada por maus profissionais e prejudicando os bons.

Há vários aspectos de qualidade em mapas mentais:

- Lingüística - Correção gramatical e ortográfica.

- Visual - Envolve imagens, bordas, cores e suas combinações e harmonia. A qualidade visual pode ter um caráter subjetivo: se o cliente espera algo sóbrio e você adota um estilo "alegre", o cliente não perceberá qualidade neste aspecto.

- Funcional - Diz respeito à usabilidade dos seus produtos, incluindo legibilidade.

- Semântica - Diz respeito à organização das idéias de um mapa mental. Veja a matéria sobre idéias organizadoras em www.intelimap.com.br/arttec/ideiasorg.asp, o único material que conhecemos sobre o assunto.

Por outro lado, é muito difícil que a qualidade seja atingida diretamente. Pessoas e empresas competentes sabem que erros acontecem, o que garante a qualidade são as revisões e verificações. Assim, necessariamente você deverá ter etapas de controle de qualidade se quiser continuar no ramo.

Indicação: Assegure a qualidade como se sua sobrevivência dependesse disso. Insira revisão de conteúdo antes da diagramação e revisão final antes da entrega.

Aspectos comerciais

Forma de cálculo do valor

Há algumas formas para se determinar valores cobrados: por hora (por vezes referido por time sheet), por produto ou subjetiva. Cobrança por hora requer ou confiança do cliente no mapeador ou que o cliente tenha uma forma de verificação do tempo gasto, o que quase sempre não é praticável.

Na cobrança por produto, como por exemplo 10 reais por folha A4, estabelecer um valor a priori é de alto risco para o mapeador, já que o tempo gasto varia bastante dependendo das fontes de conteúdo.

Achamos então que a melhor forma de estabelecer o valor para um serviço de mapas mentais é um orçamento, calculado com base em elementos dos três critérios: o cliente especifica o serviço e você faz um orçamento que o cliente aprova, recusa ou negocia. Ao orçar você pode levar em consideração o tempo que estima que vai gastar e outros fatores subjetivos, como sua reputação de mapeador e sua disponibilidade. Você pode ter um valor de referência por hora e o valor do serviço será então a quantidade de horas vezes seu valor por hora, possivelmente modificado por fatores circunstanciais. Um fator circunstancial pode ser o fato de ser o primeiro serviço para um cliente. Se ele não tem referências da qualidade dos seus produtos, o risco que ele assume é bem maior. Você pode então optar por dar um desconto de primeiro serviço.

Indicação: Elabore um orçamento e tenha-o aprovado pelo cliente. Tenha seus critérios de cobrança pré-definidos e aplique flexibilidade conforme as circunstâncias.

Forma de pagamento

O pagamento implica em riscos para ambas as partes. O mapeador pode receber e não entregar o serviço, o cliente pode receber o serviço e não pagar.

Indicação: Uma possibilidade aqui é 50% na contratação e 50% na entrega. Se o valor for grande, parcelamento pode viabilizar melhor o negócio. Outra possibilidade é cobrar o primeiro valor após a etapa, sugerida abaixo, de pré-validação.

Aspectos processuais

Garantia e tevisões do cliente

Por mais que você tenha cuidado com a qualidade, sempre poderá haver erros e não conformidades. É justo que o cliente possa fazer questionamentos e solicitar revisões dos produtos. Assim, consideramos apropriado que o cliente possa solicitar duas revisões e que isso esteja previsto no seu orçamento.

Indicação: Conceda ao cliente o direito de questionar e solicitar revisões.

Sondagem

Muitas coisas podem estar não conformes. Quanto mais você investir em um produto fora de especificação, mais trabalho terá depois para ajustá-lo, espelhando o dito "Quando você está na direção errada, quanto mais rápido vai, mais errado fica".

A alternativa para lidar com esse risco é fazer um primeiro produto simplificado mas que contenha todas as características do produto final: diagramação, ilustrações, cabeçalho e rodapé, hiperlinks. Esse produto inicial é então submetido ao cliente para aprovação. Uma vez feitos os ajustes e a aprovação, você pode se dedicar com segurança a elaborar o produto final sem riscos de retrabalho.

Indicação: Faça um produto preliminar que atende aos requisitos e aprove-o junto ao cliente.

Seu processo de trabalho

Uma coisa é o produto, outra é o processo de trabalho que vai gerar o produto. Todo processo de produção ou de serviços envolve riscos, sendo um dos principais descobrir no final uma mudança que impacta o que já foi feito e provoca retrabalho: alterações, novas revisões, tempo adicional.

A solução é, no início, ao invés de ter como objetivo gerar um produto entregável, trabalhar com o propósito de estabelecer o processo de trabalho: como gerar para PDF? Como organizar os arquivos relacionados? Quais recursos do software serão úteis? Uma boa analogia é com um mapa: seu objetivo inicial é definir o destino e o que fará lá, depois definir o caminho que o levará ao destino.

Esta diretriz pode ser combinada com a sondagem sugerida acima: você elabora um produto preliminar ao mesmo tempo em que define o processo. Ou o faz antes mesmo de fazer uma proposta ao cliente, para ter mais previsibilidade.

Indicação: Define e passe por todo seu processo de trabalho, otimizando-o e aperfeiçoando-o antes de se dedicar a um produto final.

Esquecimentos e omissões

As pessoas nem sempre se lembram do que combinaram verbalmente, ou acham que combinaram diferente, ou ainda podem descobrir que queriam algo depois de feita a combinação. Você também pode esquecer algum detalhe. Para lidar com esses riscos, é conveniente ter tudo por escrito, mesmo que informalmente.

Indicação: Tenha todas as combinações por escrito. Mantenha uma memória organizada das definições feitas. Antes da entrega, verifique se atendeu tudo que foi combinado.

Processo geral

Segue um fluxo de processo que pode ser seguido ou usado como base para a contratação e execução de um serviço de elaboração de mapas mentais.

1) Orçamento

O cliente especifica o serviço, você elabora um orçamento e o submete ao cliente. Se este aprovar, o fluxo passa à etapa seguinte.

Nesta etapa, já devem estar definidos as fontes de conteúdo, formato e prazo de entrega, forma de disponibilização e outras condições citadas acima.

Como sugerido acima, esta etapa é também uma oportunidade para você definir e aperfeiçoar seu processo de trabalho.

2) Pré-aprovação

Você elabora - se não o fez previamente - uma amostra do produto final com o máximo possível de características, incluindo por exemplo múltiplos documentos (mapa mental particionado) com hyperlinks, imagens e formatação. Submete então esse produto ao cliente, ouve-o e faz os ajustes necessários até que o cliente esteja satisfeito.

3) Elaboração

Nesta etapa você elabora os mapas mentais, prepara o produto para entrega e o disponibiliza ao cliente. Lembre-se de incluir aqui pelo menos duas revisões: semântica e final.

4) Garantia

O cliente revisa o produto recebido e solicita as revisões que desejar, que, é claro, devem estar no escopo do combinado.

Conclusão

Um dos princípios adotados para a definição do processo sugerido acima é que riscos existem: riscos para sua reputação, riscos de erros na definição de prazos, riscos relacionados a requisitos e critérios. As chances de sucesso aumentam na medida em que reconhecemos os riscos e nos preparamos para eles:

Por outro lado, um outro bom princípio é que nada está tão bom que não possa ser melhorado. Assim, caso sua experiência revele acréscimos interessantes ao processo, faça contato conosco e compartilhe-os com a comunidade.